En el nivel personal de organización y planificación cual es de particular relevancia, especialmente para gerentes que tienen sobre sus hombros una significativa carga de responsabilidad entre tareas que debe ejecutar personalmente y aquellas que debe delegar pero de cuyo desarrollo es igualmente compromisario.Desde épocas antiquísimas hemos venido usando las agendas como recordatorio de aquellas cosas que tenemos que hacer en función del tiempo. El problema es que a medida que se ha ido volviendo más complejo nuestro estilo de vida, en la medida en que cada vez más se nos imposibilita programar y luego ejecutar al pie de la letra lo que haremos el día de mañana. Manejar una agenda de modo exclusivo no resulta ser precisamente el modo más eficiente de la organización y planificación individual, por cuanto hay que borrar y re-escribir cada día las tareas que no se hicieron en el día previsto.
Un conjunto de escritores, entre los que se encuentra David Allen, revolucionaron la forma en como debíamos comprender las agendas consignando que en ellas, única y exclusivamente deben registrarse las citas contraídas, es decir, aquellos compromisos que se deben hacer a una hora y un día especifico; luego de eso nada debe registrarse en ellas si no a través de listas organizadas convenientemente en categorías que permitan que bajo determinadas circunstancias se puedan hacer esas tareas de manera fluida hasta terminar la lista. Las listas pueden encabezarse con nombres tales como: al teléfono, en el supermercado, en la oficina, en la casa, en la computadora o bien seguimiento al departamento de Ventas, seguimiento a Mercadeo, Seguimiento a producción.
En tal virtud, los nuevos dispositivos provenientes de la tecnología, como las pequeñas agendas electrónicas de bolsillo, los modernos teléfonos celulares, o los softwares manejadores de tareas, constituyen valiosísimas herramientas. Pero como en todo, sólo son útiles, si se conoce y se le da el mantenimiento requerido al método de organización adoptado.
Finalmente, es oportuno decir que ningún plan o estrategia debe ser tan rígido que impida adecuarse a las nuevas circunstancias que los tiempos continuamente nos presentan, después de todo hay que recordar que en el mundo de hoy lo único constante es el cambio. De igual modo, es conveniente no olvidar las palabras de Hyman Rickover: “La organización sola no logra nada, Los planes tampoco logran nada. Las teorías de administración no son muy importantes. Las empresas tienen éxito o fracasan gracias a las personas involucradas”.
